Cum am economisit 15 ore pe săptămână pentru un client e-commerce

Când am început să lucrăm cu acest client de e-commerce, echipa petrecea 15+ ore pe săptămână pe task-uri manuale repetitive. În 3 săptămâni, am implementat 3 automatizări simple care au eliminat complet această muncă.

Situația inițială

Clientul opera un magazin online cu ~200 comenzi pe săptămână. Procesele zilnice includeau:

• Facturare manuală: 3-4 ore/săptămână generând facturi în SmartBill
• Actualizare stoc: 4-5 ore/săptămână sincronizând manual între site și depozit
• Emailuri de follow-up: 5-6 ore/săptămână trimițând manual cereri de review
• Raportare: 2-3 ore/săptămână compilând date din surse multiple

Total: 15-18 ore pe săptămână pe muncă repetitivă care nu genera valoare directă.

Automatizarea #1: Facturare instant

Problema: Fiecare comandă necesita generare manuală a facturii în SmartBill, apoi trimitere pe email către client.

Soluția: Am conectat Stripe (procesatorul de plăți) direct cu SmartBill prin webhooks. Când o plată este confirmată:

1. Webhook-ul Stripe declanșează un script serverless
2. Scriptul extrage datele clientului și ale comenzii
3. API-ul SmartBill generează automat factura
4. Factura PDF este trimisă instant pe emailul clientului

Rezultat: 0 minute pe facturare. Clientul primește factura în sub 30 de secunde de la plată.

Automatizarea #2: Sincronizare stoc în timp real

Problema: Stocul era actualizat manual într-un Google Sheet, apoi transcris pe site. Riscul de supravânzare era constant.

Soluția: Am creat o integrare bidirectională:

• Google Sheet devine "single source of truth" pentru stoc
• Orice modificare în Sheet actualizează automat site-ul (via API)
• Orice vânzare pe site decrementează automat Sheet-ul
• Alertă automată când stocul scade sub pragul critic

Rezultat: Zero erori de stoc în 6 luni. Timp economisit: ~5 ore/săptămână.

Automatizarea #3: Secvență email post-cumpărare

Problema: Clientul trimitea manual emailuri de follow-up cerând recenzii. Inconsistent și consumator de timp.

Soluția: Flow automat în 3 pași, declanșat de statusul comenzii:

1. Ziua livrării: Email de confirmare cu instrucțiuni de utilizare
2. Ziua 7: Email de follow-up cu cerere de review + link direct
3. Ziua 30: Email cu recomandări personalizate (cross-sell)

Rezultat: Rata de review a crescut de la 3% la 12%. Timp economisit: ~6 ore/săptămână.

ROI-ul investiției

Concluzie

Automatizarea nu înseamnă tehnologie complicată. Înseamnă să identifici task-urile repetitive și să le elimini cu soluții simple. Aceste 3 automatizări au costat mai puțin decât 2 luni de muncă manuală—și economisesc timp în fiecare zi, la nesfârșit.